Sposób organizacji pracy i obowiązków biurowych wykonywanych przez pracowników może powodować niechęć do stosowania Lean w codziennej pracy. Obszary biurowe pod względem funkcjonowania nie różnią się od innych komórek funkcyjnych przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja zadań zgodna ze strumieniem wartości jest nie tylko możliwa ale wręcz niezbędna. Pozwoli to na działanie zgodnie z koncepcją szczupłego zarządzania w biurze Lean Office.

Organizacja zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników jest bardzo ważna, szczególnie gdy są oni odpowiedzialni za realizację wielu różnorodnych zadań i obowiązków. Prowadzi to do dużej samodzielności pracownika w podejmowaniu decyzji jak i kiedy powinny być wykonane dane zadania. Wywołuje to sytuację, gdzie każda osoba pracująca w biurze organizuje sobie  pracę w specyficzny dla siebie sposób i prowadzi do nieprzewidywalności przejścia pracy z jednego etapu do drugiego.

Problemy w organizowaniu zadań dla jednostki.

Nieprzewidywalność w organizacji zadań dla pracownika zgodnie ze strumieniem wartości może prowadzić do wielu problemów, między innymi:

• moment rozpoczęcia ukończenia konkretnego zadania może być niewłaściwy,
• wykonywane zadania mogą być określane nie biorąc pod uwagę aktualnych priorytetów przedsiębiorstwa,
• niski poziom standaryzacji działań,
• małą powtarzalność osiąganych efektów,
• wiedzę dotyczącą najbardziej efektywnego sposobu wykonywania czynności jest dostępna tylko nielicznym osobom, powoduje to długi czas realizacji zadań.

Jak doprowadzić do organizacji działań dla jednostki zgodnie ze strumieniem wartości?

Należy rozpocząć od stworzenia planu dla każdego kluczowego procesu wykonywanego w biurze. Poprzez analizę i obserwację, dokonuje się wyboru, które czynności i zadania są kluczowymi procesami wykonywanymi na danym stanowisku, a które są wykonywane sporadycznie lub są wręcz zbędne. Gdy zostanie nakreślona lista głównych procesów i obowiązków danego stanowiska pracy, trzeba określić realny czas, który jest niezbędny na ich wykonanie. Opisane obowiązki należy przypisać do harmonogramu godzinowego, określając w ciągu dnia konkretny czas realizacji każdego zadania na danym stanowisku. Taki plan organizacji działań dla pracownika opisywał by konkretny dzień tygodnia, w którym zawarto  główne czynności i zadania do wykonania. Dodatkowym celem opracowania planu organizacji działań dla każdej osoby byłaby synchronizacja planów dla różnych stanowisk aby zmaksymalizować przepływ informacji i usług.

Tabela 1 Przykład planu organizacji działań dla jednostki zgodnie ze strumieniem wartości.

Obszary zastosowania:

Planu organizacji działań dla jednostki zgodnie ze strumieniem wartości sprawdza się między innymi w:

• dział zasobów ludzkich,
• dział kadr i finansów
• działy informatyczne,
• dział zakupów,
• dział obsługi klienta itp.

Zalety stosowania organizacji działań dla jednostki zgodnie ze strumieniem wartości:

• osiągnięcie wysokiej przewidywalności w środowisku pracy wielozadaniowej,
• pełna informacja dla każdego pracownika o kolejności wykonywania poszczególnych zadań oraz czasie w którym mają być zrealizowane,
• zwiększenie produktywności poprzez zapobieganie jednoczesnemu przetwarzaniu różnych informacji przez jedną osobę,
• mniejsza ilość popełnionych błędów i źle wprowadzonych danych do systemu,
• Skrócenie czasu przetwarzania informacji i realizacji usługi.

Artur Zawadzki

Absolwent Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Politechnice Warszawskiej. Posiada bogate doświadczenie z zakresu organizacji i optymalizacji procesów produkcyjnych. Na co dzień pełni funkcję trenera wewnętrznego Lean Manufacturing w jednym z czołowych przedsiębiorstw zajmujących się produkcją maszyn rolniczych i komunalnych. W przedsiębiorstwie odpowiedzialny jest za nadzorowanie i optymalizację procesu produkcyjnego oraz wdrażanie i utrzymywanie koncepcji szczupłego zarządzania produkcją – Lean Manufacturing.

Kontakt: artur.zawadzki1@o2.pl